Plannen en tijdbeheer
Er zijn van die dagen dat u aan het eind van de werkdag tot de conclusie komt dat u die dag nauwelijks aan uw eigen werk bent toegekomen. U werd voortdurend gestoord.
Het is nooit leuk om achter de feiten aan te moeten lopen. U kunt ze beter vóór zijn. Door middel van de toepassing van de principes en technieken van planning en tijd-beheer kunt u efficiënter met uw tijd (en wellicht ook met die van anderen) omgaan.
Plannen betekent:
- eerst denken en dan doen,
- prioriteiten stellen en vasthouden,
- deadlines stellen,
- controleren.
Daarbij komt dat een goed voorbereide planning ook duidelijk maakt waar kwetsbaarheden of onzekerheden in de planning voorkomen.Door hier rekening mee te houden, komt u minder voor onaangename verrassingen te staan. De planning geeft inzicht in de kritieke momenten (de momenten waaropniets in de planning fout mag
gaan, om te voorkomen dat andere processen gestoord raken) en de momenten waarop controle of bijsturing nodig is.
Plannen is lastig, want vooraf bestaat er geen 100%zekerheid of de planning wel wordt gehaald. Daarnaast kost plannen tijd, denkwerk, papierwerk en dergelijke.
Plannen legt u een zekere verantwoordelijkheid op en verplicht u tot uitvoering. En dat is soms erg lastig, want u wordt er minder flexibel door. Zo plant u als verkoop-chef niet alleen uw eigen werkzaamheden, maar ook die van uw afdeling en mede-werkers.
Bij het planmatig werken staan steeds weer de volgende vragen centraal:
- Wie doet wat?
- Wat doe ik?
- Wanneer?
- Wanneer moet het klaar zijn?
Voor de functie van verkoopchef geldt dat de jaarplanning het uitgangspunt vormt. Vervolgens maakt u de planningen voor de kortere planningstermijnen. Planningen dienen tijdig en bij voorkeur op vaste tijden gemaakt te worden. Tijdig wil zeggen, dat u de dagplanning voor dinsdag uiterlijk maandagmiddag om 13.00 uur klaar hebt. Het is nog doelmatiger wanneer u uiterlijk op donderdagmiddag om 14.00 uur de dagplanningen van de volgende week hebt gemaakt.
Een tweede discipline in planmatig werken is het op vaste tijden controleren en, zo nodig, bijsturen van de planningen.
Prioriteiten stellen
U hebt waarschijnlijk meerdere voornemens binnen een dag, week, periode en altijd een druk programma met weinig tijd. Het is dus zaakprioriteiten te stellen en na te gaan of u er alleen voor staat of dat anderen u bij het realiseren van uw doelstellingen kunnen helpen. Het blijkt dan vaak mogelijk werkzaamheden te delegeren.
Prioriteiten kunt u bepalen op grond van de criteria:
- Beschikbaarheid van het benodigde geld en van de tijd, mensen en middelen.
- Als u iets wilt bereiken waaraan u meteen kunt beginnen omdat het geld, de benodigde tijd en ook de mensen die u kunnen helpen beschikbaar zijn, krijgt dat doel voorrang boven een doel waarvoor u eerst nog geld moet zien te verwerven, tijd moet vrijmaken of mensen moet vinden.
- Belangrijkheid en urgentie.
Belangrijke zaken zijn werkzaamheden die u beslist zelf moet doen en niet aan anderen kunt overlaten. Hiertegenover staan zaken die minder belangrijk zijn: werkzaamheden die u kunt delegeren.
Urgente zaken zijn werkzaamheden die niet kunnen blijven liggen. Die moeten direct door u of door anderen gedaan worden. Niet urgente zaken kunt u plannen, reke-ninghoudend met de termijn waarop de desbetreffendeactiviteiten afgerond moeten zijn. Dit betekent niet, dat u niet urgente zaken laat liggen tot ze vanzelf urgent worden.
Soms zijn er ook zaken die werkelijk niet urgent en noodzakelijk zijn. In dat geval kunt u het beste niets doen. Die lossen zich vanzelf wel op.
Hoe besteedt u uw tijd?
Efficiënter en planmatiger werken vereist dat u inzicht krijgt in de manier waarop u met uw tijd omgaat, in de mate waarin uw tijd verstoord wordt door tijdverslinders en in uw manier van werken. Bijvoorbeeld of u zich laat storen. Het kan heel zinvol zijn de eerst komende weken nauwkeurig vast te leggen (door bijvoorbeeld te turven) wat u op een dag doet en welke verstoringen of verstoorders uw tijd verslinden. Ga voor uzelf na hoe vaak en hoe lang u gestoord word ten wanneer er sprake is van nodige en onnodige storingen.
Tips persoonlijk tijdsbeheer
• Houd rekening met uw eigen prestatievermogen. U zult het werk dat u plant ook
aan moeten kunnen. Plan op basis hiervan uw werkzaamheden per dag in.
• Plan tijdruimte. Dit wil zeggen dat u voor sommige taken meer tijd plant dan
strikt noodzakelijk is. Die tijd die u overhoudt, kunt u dan gebruiken voor tijd die
door andere taken van u afgesnoept wordt of om die taak eens extra goed aan te
pakken.
• Plan uw dag, uw week, uw maand en uw kwartaal nooithelemaal vol:
– Houd per week twee uren beschikbaar.
– Houd per maand anderhalve dag beschikbaar.
– Houd per kwartaal één week vrij (minimaal inplannen).
• Plan zowel op de ochtend als in de middag één uur voor kantoorwerkzaamheden
en het bijhouden van uw planningen.